Forskrift om rekruttering og forflytning i utenrikstjenesten

Kapittel 1. Formål og virkeområde

§ 1-1. Formål

Forskriften skal

1. innfri utenrikstjenestens mål om høyt kompetente medarbeidere i alle stillinger i Utenriksdepartementet og på utenriksstasjonene
2. fastsette rammer for opplæringsplan og kvalifisering av medarbeidere i utenrikstjenestens rotasjonsordning
3. legge til rette for at ansatte vekselvis tjenestegjør i departementet og på utenriksstasjon gjennom forflytninger
4. ivareta utenrikstjenestens ansatte
5. sikre at personalressursene anvendes slik at utenrikstjenestens oppgaver blir gjennomført.

§ 1-2. Hvem forskriften gjelder for

Forskriften gjelder for

1. flyttepliktig fast ansatte og embetsmenn utnevnt eller konstituert i Utenriksdepartementet
2. ikke-flyttepliktig fast ansatte og embetsmenn utnevnt eller konstituert i Utenriksdepartementet på de vilkår som er fastsatt i § 3-4
3. midlertidig ansatte i Utenriksdepartementet i gruppeopptak
4. fast ansatte i underliggende etat som midlertidig ansettes i Utenriksdepartementet for å tjenestegjøre på utenriksstasjon.

Forskriften gjelder ikke for utsendt utenrikstjenesteansatt som er spesialutsending eller ansatt på åremål. Forskriften gjelder heller ikke for lokalt ansatte på utenriksstasjon.

§ 1-3. Definisjoner

I denne forskriften menes med

1. Utenrikstjenestens rotasjonsordning: ordning for fordeling av personalressurser ved forflytning av ansatte i departementet til nye arbeidsoppgaver og tjenestesteder i rotasjonsstillinger.
2. Rotasjonsstilling: alle stillinger i departementet og på utenriksstasjon som fordeles ved forflytning, og som ikke utlyses utenfor utenrikstjenesten eller underliggende etat.
3. Generalistkompetanse: kunnskaper om sikkerhet og beredskapsarbeid, konsulært arbeid, protokollære oppgaver, tilskuddsforvaltning, grunnleggende personalforvaltning, folkerett, kultursamarbeid, næringsfremme, politisk analyse og rapportering samt språkferdigheter.
4. Administrativ kompetanse: kunnskaper om budsjettarbeid og virksomhetsplaner, regnskap, arkiv og IKT, i tillegg til relevant generalistkompetanse.
5. Spesialistkompetanse: kunnskaper som er nødvendige for å utføre arbeidsoppgaver i funksjoner som ikke krever generalistkompetanse.
6. Lederkompetanse: de kompetansekrav som utenrikstjenesten legger til grunn for utøvelse i lederrollen.
7. Tilleggskompetanse: ønsket kunnskap og erfaring på nærmere angitte saksområder som inngår i arbeidsbeskrivelsen for den enkelte rotasjonsstilling.
8. Språkkompetanse: ferdigheter i fremmede språk som følger av opplæringsplan eller stillingsbeskrivelse.
9. Gruppeopptak: Samlet utlysning og ansettelse i stillinger med plikt til å gjennomføre opplæring gjennom kurs og praksisarbeid for å kvalifisere seg i henhold til utenrikstjenestens kompetansekrav for rotasjonsstillinger.

Kapittel 2. Gruppeopptak

§ 2-1. Kunngjøring

Stillinger i gruppeopptak lyses ut offentlig og internt i utenrikstjenesten.

§ 2-2. Opptakskrav

Søker må være norsk statsborger, ha høyere utdanning minst på bachelornivå, gode allmennkunnskaper om norske og internasjonale forhold og gode språkkunnskaper.

Søker må være personlig egnet til å arbeide i utenrikstjenesten.

Departementet kan stille krav til søkers helse.

Opptak forutsetter sikkerhetsklarering som bestemt for stillingen.

§ 2-3. Utlysningens innhold

Utlysningen skal inneholde en beskrivelse av innholdet i stillingen som inngår i gruppeopptaket, opplysninger om kvalifikasjonskrav for stillingen, om rett og plikt til å gjennomgå opplæring i form av kurs og praksisarbeid i departementet, om midlertidighet og om prøvetid. Utlysningen skal også informere om plikten til å motta beordring til tjeneste på utenriksstasjon.

Departementet kan fastsette format for søknad og benytte elektronisk søkeportal.

§ 2-4. Ansettelse

Departementet kartlegger søkerne og inviterer de best kvalifiserte kandidatene til å møte i et panel bestående av fire medlemmer:

1. En representant fra den avdeling som behandler departementets personalsaker (leder av panelet)
2. En representant fra den seksjon som behandler departementets personalsaker
3. En representant fra departementets fagavdelinger
4. En felles representant fra arbeidstakerorganisasjonene.

Panelet vurderer hvem som er best kvalifisert basert på søkernes kompetanse, personlig egnethet og tjenestens behov.

Utenriksministeren eller den som bemyndiges, treffer vedtak om ansettelse etter at panelet har gitt tilråding.

Ved ansettelse i gruppeopptak skal departementet sende et skriftlig tilbud til søkeren. Tilbudet skal inneholde arbeidsavtale og opplyse om opplæringens varighet og innhold, at stillingen i praksisperioden i departementet er et midlertidig ansettelsesforhold, og at det er fastsatt prøvetid. Søker skal informeres om vilkåret om sikkerhetsklarering og bestemmelsen om beordring til tjeneste på utenriksstasjon. Det skal settes en frist for skriftlig aksept av tilbudet og retur av underskrevet arbeidsavtale.

§ 2-5. Midlertidig stilling og prøvetid

Stilling i gruppeopptak gis som midlertidig stilling i Utenriksdepartementet, jf. statsansatteloven § 9 første ledd bokstav c, med varighet fram til fullført opplæring.

I praksisperioden gjelder prøvetid i samsvar med statsansatteloven § 15 sjette ledd.

I prøvetiden skal det gis nødvendig veiledning, oppfølging og vurdering av arbeidet.

Dersom departementet etter en totalvurdering av faglig dyktighet, tilpasning til arbeidet, pålitelighet og personlig egnethet anser at en midlertidig ansatt ikke er skikket som flyttepliktig ansatt, kan den ansatte sies opp. Det samme gjelder dersom det viser seg at en midlertidig ansatt ikke vil være i stand til å fullføre opplæringsplanen.

Under prøvetiden er det en måneds gjensidig oppsigelsesfrist.

§ 2-6. Opplæringsplan og praksisperiode

Departementet fastsetter opplæringsplaner for gruppeopptakene.

Opplæringen består av kurs og praksis i departementet, og kan også omfatte reiser og besøk. For fullført opplæring i departementet kreves gjennomføring av en 18 måneders praksisperiode fordelt på introduksjon og innfasing, praksisarbeid, kursperiode og utreiseforberedelse. Arbeid på utenriksstasjon regnes også som en praksisperiode inntil seks måneder etter fullført opplæring i departementet.

Departementet skal legge til rette for at ansatte kan gjennomføre opplæringsplanen.

§ 2-7. Avgjørelse om fullført opplæring i departementet

Ved endt praksisperiode avgjør departementet om opplæringen anses fullført basert på en individuell vurdering av personlig egnethet og om kompetansemålene er oppfylt.

§ 2-8. Beordring til utenriksstasjon

Når opplæringen er fullført beordrer departementet den midlertidig ansatte til tjeneste på utenriksstasjon, med mindre det i særlige tilfeller blir bestemt noe annet.

§ 2-9. Fast ansettelse

Ved tiltredelse på utenriksstasjon gis fast ansettelse i Utenriksdepartementet i stilling som flyttepliktig ansatt.

De første seks måneder i rotasjonsstilling på utenriksstasjon er del av praksisperioden for ansatte i gruppeopptak og omfattes av prøvetidsbestemmelsene, jf. § 2-5.

I prøvetiden skal det gis nødvendig veiledning, oppfølging og vurdering av arbeidet.

Kapittel 3. Forflytning i utenrikstjenesten

§ 3-1. Forflytning i rotasjonsstillinger

1. Departementet treffer vedtak om forflytning ved fordeling av fast ansatte på tilgjengelige rotasjonsstillinger.
2. Departementet kan beslutte at rotasjonsstillinger ved utenriksstasjon med behov for bistandsfaglig kompetanse skal publiseres i underliggende etat.
3. Departementet kan beslutte at en rotasjonsstilling skal lyses ut i bestemte virksomheter eller offentlig.

§ 3-2. Kompetansekrav

1. Departementet fastsetter kompetansekrav for alle rotasjonsstillinger i stillingsoppslaget.
2. Kompetansekravene omfatter de ansvars- og arbeidsområder som hører til rotasjonsstillingen, og er generalistkompetanse, administrativ kompetanse eller spesialistkompetanse, med tillegg av lederkompetanse for lederstillinger.
3. Kompetansekravene må være oppfylt på tidspunktet for interessemelding.
4. For stillinger med krav til generalistkompetanse eller administrativ kompetanse kan det i tillegg stilles krav om spesialistkompetanse.
5. Tilleggskompetanse og språkkompetanse er ferdighetskrav som må oppfylles innen tiltredelse i ny rotasjonsstilling.

§ 3-3. Hvem som kan melde interesse for forflytning

1. Utenrikstjenestens rotasjonsstillinger er forbeholdt flyttepliktig ansatte.
2. Andre fast ansatte i Utenriksdepartementet kan melde interesse for rotasjonsstilling forutsatt at de oppfyller kompetansekravene som er fastsatt.
3. Fast ansatte i underliggende etat kan melde interesse for rotasjonsstillinger som publiseres der.

§ 3-4. Fast ansatte i spesialiststilling i departementet

En fast ansatt som ikke er flyttepliktig, og som har spesialiststilling i Utenriksdepartementet, kan melde interesse for rotasjonsstilling etter fire års tjeneste innenfor det fagområde vedkommende er rekruttert for.

Når ansatt som nevnt i denne bestemmelse tiltrer stilling som flyttepliktig ansatt, gjelder § 2-9 tilsvarende.

§ 3-5. Saksbehandling

1. Rotasjonsstillinger som forventes å bli tilgjengelige ved forflytning publiseres i årlige flytteplaner med oversikt over stillinger i departementet og på utenriksstasjoner.
2. I tillegg til kompetansekrav for stillingene skal oppslaget gi informasjon om normert varighet av stillingen, eventuelle krav til nivå for sikkerhetsklarering og forhold på tjenestestedet som har betydning for den ansatte og medfølgende.
3. Ansatte må registrere interessemelding om forflytning i elektronisk søknadsportal innen en fastsatt dato.
4. Interessemelding sendes på det format som blir fastsatt på flytteplanen. Interessemeldingen kan angi individuelle prioriteringer og familiehensyn.
5. Arbeidsgiver gjennomgår interessemeldinger for å avklare om kandidatene oppfyller krav til kompetanse og personlig egnethet for stillingene, og innhenter vurdering fra linjeleder for stillingen og referanser for aktuelle kandidater.
6. Arbeidsgiver kan ha løpende dialog med interessenter og andre ansatte om flytteplanene. Det kan gjennomføres utvidet kartlegging og intervju av kandidater.
7. Rotasjonsstillinger på ledernivå skal gis en utvidet saksbehandling med sikte på en grundig kartlegging av lederegenskaper og ledererfaring. Arbeidsgiver kan beslutte at kandidater gjennomgår tester.
8. Departementet kan bestemme at ansattes representanter skal ha rett til å medvirke i saksbehandlingen ved å motta forslag til stillingsoppsett, stille spørsmål, be om informasjon og fremme forslag.
9. Utenriksministeren eller den som er gitt fullmakt, treffer vedtak om forflytning.
10. Rotasjonsstillinger som publiseres utenom flytteplanene, saksbehandles etter disse reglene så langt de passer.

§ 3-6. Kriterier for fordeling av medarbeidere

Alle kandidater som melder interesse på flytteplanen, vil bli vurdert for stillingene basert på de angitte kompetansekrav.

Dersom det er to eller flere kvalifiserte kandidater til en rotasjonsstilling på flytteplanen, skal departementet foreta en vurdering av fordeling av medarbeidere basert på fastsatte objektive kriterier, som i tillegg til den enkeltes interessemelding og kvalifikasjoner skal være hensyn til kompetansestyring, rotasjonstakt, byrdefordeling og familiehensyn.

§ 3-7. Kompetansestyring

Departementet kan ved forflytning av ansatte legge vekt på hensyn til kompetansestyring.

§ 3-8. Rotasjonstakt

Departementet kan ved forflytning av ansatte legge vekt på hensyn til rotasjonstakt.

§ 3-9. Byrdefordeling

Departementet kan ved forflytning av ansatte ta hensyn til at belastningen ved tjenestegjøring på utenriksstasjon blir mest mulig likt fordelt over tid.

§ 3-10. Familiehensyn

Departementet kan ved forflytning av ansatte legge vekt på familiehensyn.

§ 3-11. Normert tjenestetid i rotasjonsstillinger

1. Departementet fastsetter normert tjenestetid for rotasjonsstillinger på utenriksstasjon.
2. Dersom forholdene på tjenestestedet tilsier det, kan departementet forkorte normert tjenestetid med virkning for alle utsendte ved utenriksstasjonen på samme stillingsnivå.
3. Det kan fastsettes normering av tjenestetid i rotasjonsstillinger i departementet.

§ 3-12. Lengste sammenhengende tjenestetid før forflytning

Sammenhengende tjenestetid ved utenriksstasjoner eller i departementet bør ikke overstige 10 år.

§ 3-13. Søknad om endret tjenestetid av hensyn til den ansatte

Ansatt som tjenestegjør i rotasjonsstilling med normert tjenestetid, kan etter søknad innvilges forkortet eller forlenget tjenestetid når det foreligger tungtveiende individuelle grunner.

§ 3-14. Endring av tjenestetid av hensyn til tjenestens behov

Departementet kan fravike normert tjenestetid i rotasjonsstilling av hensyn til tjenestens behov.

Berørte ansatte har på forhånd rett til å høres og skal så langt mulig være innforstått med endringen.

Kapittel 4. Ikrafttredelse og overgangsregler

§ 4-1. Ikrafttredelse

Forskriften trer i kraft straks. Fra samme dato oppheves forskrifter 6. mai 1970 nr. 1 om reglement om rekruttering og utdannelse i utenrikstjenesten.

§ 4-2. Overgangsregler

Forskriften kapittel 2 skal anvendes for gruppeopptak som utlyses etter at forskriften her trådte i kraft.

For aspiranter i utenrikstjenesten som ble ansatt før forskriften trådte i kraft, og som fortsetter opplæringsperioden etter denne dato, gjelder § 8 tredje ledd og § 10 i tidligere forskrift og § 2-7 til § 2-9 i denne forskrift.

Saksbehandlingsreglene i forskriften § 3-5 skal anvendes ved behandling av flytteplan når stillingsoppslaget er publisert etter at forskriften her trådte i kraft.

For stillingsoppslag som er publisert før forskriften trer i kraft, og hvor vedtak om forflytning gjøres etter 20. oktober 2023, skal kriteriene angitt i forskriften § 3-6 til § 3-10 anvendes i samsvar med departementets retningslinjer for behandling av flytteplanene som gjaldt på utlysningstidspunktet, så langt disse er i samsvar med utenrikstjenesteloven.

Normering av tjenestetid i rotasjonsstilling på utenriksstasjon fastsatt i § 3-11 og § 3-12 får tilsvarende anvendelse for de forflytninger som er angitt i foregående ledd.

Normering av tjenestetid i rotasjonsstillinger i departementet i § 3-11 og § 3-12 gjelder bare ved forflytning til slik stilling etter at forskriften her har trådt i kraft.

Normering av tjenestetid i spesialiststillinger i Utenriksdepartementet i forskriften § 3-4 gjelder bare for stillinger som utlyses etter at forskriften her har trådt i kraft.