Når eit organ skal avgjere kva dokumentasjon det skal forvalte som arkiv etter arkivlova § 5, skal det særleg ta omsyn til om dokumentasjonen
Når Nasjonalarkivet gir forskrift med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida, skal Nasjonalarkivet leggje desse kriteria til grunn:
Eit organ skal sjølv fastsetje oppbevaringstider for dokumentasjon som ikkje er omfatta av forskrifta gitt av Nasjonalarkivet med heimel i arkivlova § 12 andre ledd andre punktum om kva dokumentasjon som organa skal ta vare på for ettertida.
Når organet fastset oppbevaringstider, skal det vurdere kor lenge det er naudsynt å oppbevare dokumentasjon av omsyn til
Utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov, skal reknast som eigne organ etter arkivlova og ha eigne arkiv dersom det ikkje er fastsett noko anna i resolusjonen eller lova som gav heimel for oppretting av utvalet.
Eit utval som er oppretta ved kongeleg resolusjon eller lov og som skal ha eige arkiv, er ikkje omfatta av arkivlova § 14 første ledd. Når utvalet blir lagt ned, skal ansvaret for arkivet overførast til vedkomande departement eller anna overordna organ.
Organa som er nemnde i arkivlova § 14 fjerde ledd bokstav b og c, skal avtale med den bevaringsinstitusjonen som Nasjonalarkivet fastset, når og korleis arkiva skal avleverast.
Informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv, skal ha funksjonar som gjer at informasjonen blir sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5 første ledd.
Eit organ som bruker system som er nemnde i første ledd, skal syte for at systema har funksjonar som
Organ skal ha skildringar av informasjonssystem som inneheld dokumentasjon som skal forvaltast som arkiv. Skildringane skal vise
Dersom eit informasjonssystem inneheld dokumentasjon som skal takast vare på for ettertida, skal skildringane òg innehalde ei oversikt over informasjonsstrukturen i systemet.
Eit organ skal halde dokumentasjonen i digitale arkiv ved like, slik at informasjonen er sikra og forvalta i tråd med arkivlova § 5.
Dersom det er påkravd å flytte dokumentasjon til nye lagringsmedium, konvertere dokumentasjon til nye digitale format, ta i bruk nye applikasjonar og standardar for strukturering og utveksling av informasjon eller liknande, skal organet syte for at informasjonen ikkje tapar seg. Organet skal mellom anna sikre at
Når fleire organ samarbeider om å løyse oppgåver i eit system for felles oppgåveløysing, skal dokumentasjonen som blir skapt i systemet forvaltast samla. Organa skal avtale kven som skal ha ansvaret for at dokumentasjonen i systemet blir forvalta i tråd med krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova. Dersom organa avtalar at ansvaret for at krava i arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova blir oppfylte ikkje skal liggje hos eitt organ åleine, skal det gå fram av avtala korleis ansvaret er fordelt mellom dei.
Når eit organ skal konvertere analog dokumentasjon som det har oppretta eller motteke i den daglege oppgåveløysinga, til digitalt format, skal organet følgje reglane i § 16 første og andre ledd.
Den analoge dokumentasjonen kan destruerast etter at han er konvertert i tråd med første ledd. Dette gjeld ikkje dokumentasjon som er omfatta av § 19.
Lagringsmedium for arkiv skal oppbevarast slik at dei alltid er verna mot
For analoge arkiv som skal takast vare på for ettertida, gjeld i tillegg desse krava:
Det skal setjast i verk tiltak med det same dersom det oppstår risiko for at arkiv kan bli skadde. Oppståtte skadar på arkiv skal utbetrast så langt det er mogleg.
Eit organ som oppdagar at det er feil i registrerte opplysningar, kan leggje til korrekt informasjon for å rette feila. Organet skal dokumentere kva feil som blei retta, og når og korleis dei blei retta. Feil må ikkje rettast på måtar som gjer at den opphavlege informasjonen går tapt.
Organet skal fastsetje rutinar for retting av feil i registrerte opplysningar i arkiv.
Dokumentasjonsplanen til eit organ skal oppfylle krava i arkivlova § 8 første og andre ledd og i tillegg innehalde
Kommunar og fylkeskommunar skal ha internkontroll med dokumentasjonsforvaltninga etter reglane i kommuneloven § 25-1.
Den øvste leiinga i andre organ som er omfatta av lova har ansvar for at det blir ført internkontroll med at dokumentasjon som blir til som ledd i verksemda, blir forvalta etter arkivlova med forskrifter. Organet skal løpande vurdere om det er risiko for brot på reglane og setje i verk dei tiltaka som trengst for å redusere risikoen til eit forsvarleg nivå. Organet skal særleg vurdere risiko ved vedlikehald av digitale arkiv, jf. § 7 og risiko ved destruksjon av analoge arkiv etter konvertering, jf. § 18. Dokumentasjonsplanen skal leggjast fram for den øvste leiinga i organet som ein del av internkontrollen minst éin gong i året.
Eit organ skal føre journal for å leggje til rette for offentleg innsyn. I journalen skal organet registrere alle inngåande og utgåande dokument som etter offentleglova § 4 må reknast som saksdokument for organet, dersom dei er eller blir sakshandsama og har verdi som stadfesting av dei tilhøva dei gjeld.
Organinterne dokument etter offentleglova § 14 skal organet registrere i journalen så langt organet finn det tenleg. Desse organinterne dokumenta skal likevel alltid journalførast:
Dokument i saker om innsyn er ikkje omfatta av journalføringsplikta med mindre dokumenta gjeld eller inneheld ei nærare grunngjeving, ein klage, eit krav om betaling for innsyn eller eit spørsmål om korleis innsyn skal givast.
Eit organ som skal føre journal etter § 14 første ledd første punktum, skal løpande registrere følgjande metadata om alle saksdokument som er journalføringspliktige:
Organet skal gjere journalen tilgjengeleg for offentleg innsyn etter reglane i offentleglova. Organet kan gjere unntak frå innsyn i opplysningar i journalen dersom det ikkje er mogleg å registrere eit dokument utan at det kjem fram opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt, eller som allmenta elles ikkje kan krevje innsyn i. Organet kan gjere unntak for ei heil journalregistrering berre når det trengst for ikkje å røpe opplysningar som er omfatta av lovfesta teieplikt.
Når eit organ skal konvertere eit avslutta analogt arkiv til digitalt format for å erstatte det analoge formatet med det digitale, skal organet sikre at informasjonen ikkje går tapt.
Dokumentasjon på papir skal skannast i original storleik med ei oppløysing på 300 pikslar per tomme (PPI). Fargedjupna skal vere 24 bit, og fargemodellen som skal brukast, er raud, grøn og blå (RGB). Komprimeringsgraden skal vere så låg som mogleg. Desse krava er ikkje til hinder for skanning med høgare kvalitet.
Dokumentasjon som er konvertert frå papir og skal avleverast til Nasjonalarkivet, skal vere maskinleseleg. Dokumentasjon på andre lagringsmedium enn papir skal konverterast i tråd med dei krava som er avtalte med Nasjonalarkivet.
Nasjonalarkivet kan gjere unntak frå eitt eller fleire av krava i andre og tredje ledd dersom særlege grunnar talar for det.
Når eit organ skal konvertere arkiv etter § 16 første ledd, skal organet registrere naudsynte metadata om det konverterte arkivet, slik at det ikkje blir vanskelegare å finne fram i og bruke arkivet etter konverteringa. Metadataa skal gjere det mogleg å finne fram til dei ulike delane av dokumentasjonen. Det skal registrerast kven som har skapt arkivet, og kva som var den opphavelege strukturen til arkivet.
Eit organ som skal avlevere eit arkiv til Nasjonalarkivet, skal avtale med Nasjonalarkivet kva metadata det skal tilføre det konverterte arkivet.
Eit organ som har konvertert eit analogt arkiv til digitalt format, kan destruere dei analoge lagringsmedia dersom dokumentasjonen er konvertert i tråd med reglane i dette kapittelet. Organet skal kontrollere at
Eit organ som skal avlevere arkiv til Nasjonalarkivet, kan destruere dei analoge lagringsmedia først etter at Nasjonalarkivet har godkjent konverteringa. I tillegg til det som følgjer av første ledd bokstav a og b, skal organa kontrollere at
Analoge lagringsmedium frå 1950 eller tidlegare kan ikkje destruerast, sjølv om dokumentasjonen er konvertert etter reglane i dette kapittelet.
Det same gjeld dersom det originale analoge lagringsmediet har særskild historisk verdi som gjenstand på grunn av tilhøve knytt til innhaldet, bruken, omstenda ved tilbliinga og liknande, eller dersom anna regelverk krev at dokumentasjonen må takast vare på i sitt originale format.
Nasjonalarkivet kan gjere unntak frå første ledd.
Statlege organ skal avlevere arkiva sine digitalt, med unntak av dokumentasjon som skal bevarast på det analoge formatet etter § 19. Analoge arkiv skal konverterast til digitalt format etter reglane i kapittel 3.
Dersom eit organ søkjer om det, kan Nasjonalarkivet i særlege høve gjere unntak frå kravet om digital avlevering for heile eller delar av eit arkiv. Unntak kan mellom anna vere aktuelt dersom eit organ allereie har klargjort eit arkiv for avlevering etter reglane i lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv (arkivlova) eller Nasjonalarkivet har godkjent at arkivet kan avleverast på analoge lagringsmedium.
Nasjonalarkivet fastset når statlege organ skal avlevere arkiva sine.
Når eit organ skal avlevere, skal det inngå ei avtale med Nasjonalarkivet. I avtala skal det gå fram
Nasjonalarkivet kan avtale med eit statleg organ at den delen av råderetten over eit arkiv som gjeld plikta til å handsame krav om innsyn, ikkje skal gå over til Nasjonalarkivet før ei viss tid etter at arkivet er avlevert. I avtala skal det fastsetjast når heile råderetten over arkivet skal gå over til Nasjonalarkivet.
Statlege organ skal gi dei opplysningane som trengst for at Nasjonalarkivet skal kunne ta imot, ta vare på, tolke og leggje til rette for bruk av dokumentasjonen som er avlevert.
Nasjonalarkivet kan krevje å få opplysningar om
Organa skal gi opplysningane i Nasjonalarkivets digitale skjema eller applikasjonar for avlevering.
Nasjonalarkivet kan krevje refusjon av kostnader når det gjer oppgåver som etter arkivlova og forskrift gitt med heimel i lova skal løysast av andre organ. Dette gjeld mellom anna
Statlege organ som skal avlevere digital dokumentasjon til Nasjonalarkivet, skal bruke Nasjonalarkivets applikasjonar for strukturering og overføring av arkivpakker dersom ikkje noko anna blir avtalt.
Ei arkivpakke skal innehalde
Innhaldet i arkivpakka skal vere i tråd med avleveringsavtala, jf. § 21 andre ledd.
Nasjonalarkivet skal kontrollere og godkjenne arkivpakker frå statlege organ.
Nasjonalarkivet kan nekte å godkjenne ei arkivpakke eller delar av henne dersom
Om ei arkivpakke frå eit statleg organ ikkje blir godkjent, må organet produsere ei ny arkivpakke med dei endringane som trengst for å oppfylle krava etter § 26. Nasjonalarkivet skal destruere arkivpakka som ikkje blei godkjent.
Dersom eit statleg organ skal avlevere dokumentasjon som er skapt i eit informasjonssystem som er utforma i tråd med Noark 5, skal organet følgje retningslinjene i Noark 5 for å produsere uttrekk. Dersom særlege grunnar talar for det, kan organet inngå avtale med Nasjonalarkivet om å bruke andre metodar for å produsere uttrekket.
Uttrekk av strukturert informasjon frå databasane til statlege organ skal bestå av ei eller fleire datafiler i eit av følgjande filformat:
Eit organ kan avtale med Nasjonalarkivet å bruke andre filformat enn dei som er nemnde i første ledd.
Dokumentasjon som er lagra som Large Objects (LOBs) i databasar, skal eksporterast som separate datafiler i uttrekket.
Statlege organ må avtale med Nasjonalarkivet kva filformat som skal brukast for datafiler i uttrekk, og kva informasjon om filformata som skal følgje med avleveringa.
Om organet skal konvertere datafiler til nye filformat, skal det sikre at informasjonen i datafilene med tilhøyrande metadata ikkje går tapt, og at det ikkje blir mykje vanskelegare å bruke informasjonen.
Statlege organ skal bruke følgjande standardar for teiknsett i uttrekk:
Andre standardar for teiknsett kan berre brukast etter avtale med Nasjonalarkivet.
Statlege organ skal gi Nasjonalarkivet tekniske skildringar av uttrekk som skal avleverast til Nasjonalarkivet. Skildringane skal gjere det mogleg for Nasjonalarkivet å lese data og datastrukturar slik dei er lagra i uttrekket.
Organet skal gi opplysningar om
Organet skal gi dei tekniske skildringane som ein del av arkivpakka eller i Nasjonalarkivets digitale skjema eller applikasjonar for avlevering.
Dei tekniske skildringane skal vere maskinleselege og leselege for menneske.
Dersom namn på datafiler eller filstrukturen blir endra under produksjon av eit uttrekk, skal det statlege organet oppdatere filstiar og tilvisingar til den originale filstrukturen. Formålet er at naudsynte koplingar blir oppretthaldne. Alle filstiar skal vere relative.
Statlege organ skal sikre at datafiler som skal avleverast, ikkje er krypterte eller verna med passord. Datafiler som er krypterte eller verna med passord, kan berre avleverast etter avtale med Nasjonalarkivet.
Statlege organ som skal avlevere analoge arkiv til Nasjonalarkivet, skal i tillegg til å oppfylle krava i § 23 gi ei oversikt over strukturen og innhaldet i arkivet (avleveringsliste). Avleveringslista skal omfatte alle protokollar og boksar som skal avleverast, og innehalde opplysningar som er nemnde i § 37 fjerde ledd.
Organa skal bruke Nasjonalarkivets skjema for avleveringsliste. Arkiv kan ikkje avleverast før Nasjonalarkivet har godkjent avleveringslista.
Før avlevering skal statlege organ
Om det ikkje er mogleg å utbetre skadar på arkivet, skal organa setje i verk naudsynte tiltak for å sikre arkivet og forhindre ytterlegare tap eller skade.
Analoge arkiv frå statlege organ skal, dersom materialet er eigna til det, leggjast i mapper eller anna omslag som skal påførast relevante opplysningar som saksnummer, arkivkode, emne og årstal.
Mappene og anna arkivmateriale skal leggjast i arkivboksar. Dersom analoge arkiv ikkje kan leggjast i arkivboksar, skal dei emballerast på annan tenleg måte. Organet skal samrå seg med Nasjonalarkivet om kva som er tenleg.
Boksar, mapper og annan emballasje skal oppfylle krava i ISO 9706:1994 og ISO 16245:2023.
Protokollar, boksar og annan emballasje skal merkjast med etikettar. Etikettane skal innehalde
Eigenproduserte etikettar skal vere på papir som oppfyller krav i ISO 9706. Etikettane skal festast med eit spesiallim med lang haldbarheit. Nasjonalarkivet kan krevje at etikettar skal vere maskinleselege.
Protokollar og boksar skal pakkast i transportemballasje. Transporten skal vere innretta slik at Nasjonalarkivet kan ta imot arkivet i den rekkjefølgja som avleveringslista viser.
Arkiv skal fraktast på ein trygg og forsvarleg måte.
Statlege organ skal dekkje alle kostnader knytte til transport og overføring av arkiv fram til arkiva blir plasserte hos Nasjonalarkivet.
Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, skal ha oppdaterte oversikter over alle arkiv som er avleverte eller overførte til langtidsbevaring. Oversiktene skal vere søkbare og tilgjengelege for allmenta på internett.
Oversiktene skal gi informasjon om
Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, avgjer korleis arkiv skal gjerast tilgjengelege for allmenta utover det som følgjer av innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov.
Som ledd i arbeidet med å gjere arkiv tilgjengelege for forsking og innsyn kan dei som er nemnde i første ledd, samanstille personopplysningar frå fleire kjelder og lagre samanstillingane for seinare bruk når formålet med arkivlova gjer det naudsynt.
Allmenta kan bli nekta tilgang til
Analoge arkiv skal berre vere tilgjengelege under tilsyn.
Dersom eit organ treng det for å kunne løyse oppgåvene sine, skal organet få tilgang til
Eit organ som har rett til tilgang etter første ledd bokstav a, kan i særlege høve få låne analoge arkiv frå Nasjonalarkivet. Organet skal sikre materialet like godt som ein bevaringsinstitusjon gjer det. Materialet må ikkje lånast ut til andre utan samtykke frå Nasjonalarkivet.
Når Nasjonalarkivet gir tilgang til avleverte arkiv, skal kostnadene dekkjast av det organet som får tilgang.
Nasjonalarkivet, fylkeskommunale og kommunale bevaringsinstitusjonar og dei som tek vare på arkiv etter arkivlova § 14 sjette ledd, kan krevje betaling for tenester som ligg utanfor innsynsretten etter offentleglova, forvaltningsloven eller anna lov. Betalinga kan dekke faktiske kostnader, arbeidstida som går med, og eit tillegg som gir ei rimeleg avkastning av investeringane.
Nasjonalarkivet kan etter søknad gjere vedtak om kassasjon av enkeltopplysningar i særlege høve, jf. arkivlova § 13 tredje ledd første punktum.
Når Nasjonalarkivet handsamar ein søknad om kassasjon av enkeltopplysningar, skal det gjere ei samla vurdering av
Den registrerte og det handsamingsansvarlege organet har rett til å klage på avgjerda frå Nasjonalarkivet om kassasjon av enkeltopplysningar. Departementet er klageorgan.
Ein søknad om kassasjon av enkeltopplysningar må gjelde ei eller fleire konkrete personopplysningar. Søkjaren skal gi informasjon om kva organ som har registrert opplysninga eller opplysningane, og kva samanheng opplysninga eller opplysningane blei gitt eller innhenta i.
Søknaden skal sendast til det handsamingsansvarlege organet. Etter at organet har gjort dei undersøkingane som må til for å handsame søknaden, skal saka sendast til Nasjonalarkivet. I oversendinga til Nasjonalarkivet skal det gå fram om det handsamingsansvarlege organet meiner at opplysninga eller opplysningane bør kasserast etter § 43.
Dersom dokumentasjonen som inneheld opplysningane, er avlevert til Nasjonalarkivet, skal søknaden sendast dit.
Nasjonalarkivet kan ta imot personopplysningar som ikkje skal takast vare på for ettertida, dersom det er umogleg eller urimeleg arbeids- eller kostnadskrevjande for organet som skal avlevere dokumentasjon, å skilje ut slike personopplysningar frå dokumentasjonen. Personopplysningane skal ikkje gjerast tilgjengelege.
Nasjonalarkivet kan handsame personopplysningar i avleverte arkiv for å utvikle og teste ny teknologi som skal bidra til å ivareta samfunnsoppdraget til Nasjonalarkivet. Vilkåret for slik handsaming er at det må vere uråd eller uforholdsmessig vanskeleg å utvikle og teste teknologien ved å bruke anonyme eller fiktive opplysningar.
Dersom to eller fleire statlege organ blir slått saman til eit nytt statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen frå dei tidlegare organa.
Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene blir flytta til eit anna statleg organ, overtek det nye organet ansvaret for dokumentasjonen.
Dersom eit statleg organ blir lagt ned og oppgåvene ikkje skal førast vidare, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.
Dersom oppgåvene til eit statleg organ blir flytta til eit anna statleg organ, skal det overordna organet fastsetje kva organ som skal ha ansvaret for dokumentasjonen. Når oppgåver blir flytta mellom departement, avtaler departementa seg imellom kven som skal ha ansvaret.
Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5.
Eit statleg organ har framleis ansvaret for dokumentasjonen som det sjølv har skapt, dersom oppgåvene til organet blir flytta til kommunalt eller fylkeskommunalt nivå eller til eit privat rettssubjekt. Dersom det statlege organet blir lagt ned, overtek det overordna organet ansvaret for dokumentasjonen.
Kommunar og fylkeskommunar har framleis ansvaret for dokumentasjonen som dei sjølve har skapt, dersom oppgåvene deira blir flytta til staten, mellom kommune og fylkeskommune eller til private rettssubjekt.
Nasjonalarkivet kan samtykke til andre løysingar som oppfyller krava i arkivlova § 5.
Dersom ansvaret for dokumentasjon blir flytta mellom organ etter reglane i kapittelet her, skal det organet som har hatt ansvaret for dokumentasjonen fram til flyttinga, utarbeide ei oversikt over dokumentasjonen det gjeld. Organet som har overteke ansvaret for dokumentasjonen, skal få ein kopi av oversikta.
Statlege organ skal melde frå til Nasjonalarkivet om kven som har overteke ansvaret for dokumentasjonen.
Eit organ som har fått nye oppgåver som følgje av endringar som er nemnde i §§ 47 og 48, skal ha tilgang til dokumentasjon som det treng for å kunne løyse oppgåvene sine.
Organet som har ansvaret for dokumentasjonen, skal gi digital tilgang eller tilgang på annan tenleg måte.
Eit organ som overtek ansvaret for digital dokumentasjon frå eit anna organ etter reglane i kapittelet her, skal registrere og halde ved like metadata som gjer det mogleg å identifisere kva organ som har skapt dokumentasjonen.
Dersom eit organ bruker dokumentasjon frå eit anna organ i oppgåveløysinga si, skal organet registrere og halde ved like metadata som gjer det mogleg å identifisere kva organ som har skapt dei ulike delane av dokumentasjonen.
Analoge arkiv frå ulike organ skal haldast åtskilde og ikkje blandast saman.
Forskrifta tek til å gjelde 1. januar 2026. Samstundes blir forskrift 19. desember 2017 nr. 2286 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver (riksarkivarens forskrift) oppheva.
Inneholder data under Norsk lisens for offentlige data (NLOD 2.0), tilgjengeliggjort av Lovdata. Informasjonen er transformert og strukturert av Lovspor og gjengis ikke i sin opprinnelige form. Lovspor er ikke offisiell kunngjøringskilde. Lisenstekst.